Koble WooCommerce til regnskapet, så ordre, MVA og utbetalinger havner riktig

Norsk Regnskapsstiftelse skriver i GBS 16 at det ikke finnes egne dokumentasjons- eller bokføringsregler for internettsalg. De vanlige reglene for forskuddsbetaling, kontantsalg og kredittsalg gjelder. PowerOffice sier det samme i praksis: et salg bokføres normalt ved levering, og en betaling i forkant er ikke et salg før varen er levert.

For koblingen betyr det at tidspunktet må velges bevisst. Flere ferdige plugins sender ordren når statusen settes til Fullført. Det passer ofte, men ikke hvis du tar betalt ved bestilling og sender flere uker senere. Vi velger tidspunktet sammen med regnskapsføreren din.

Bokføringsloven krever at bokførte opplysninger er dokumentert med korrekt og fullstendig innhold. PowerOffice gir et eksempel i utviklerdokumentasjonen: kunden fikk faktura fra betalingstilbyderen, men selgeren måtte likevel utstede egen salgsdokumentasjon etter bokføringsloven. Betalingstilbyderens faktura kunne ikke brukes som selgerens bilag.

Derfor avklarer vi først hva som skal være bilaget i din butikk: ordren, en faktura fra regnskapssystemet, eller en PDF fra butikken. Det avgjør om koblingen sender et ferdig bilag eller lar regnskapssystemet lage det.

Loven sier at dokumentasjon ikke skal endres etter at den er utstedt, og at bokførte opplysninger, etter at fristene i bokføringsloven § 7 er utløpt, skal rettes med en ny, dokumentert postering der den opprinnelige posteringen reverseres i sin helhet.

En kobling som sletter og sender på nytt hver gang en ordre endres i WooCommerce, bryter altså prinsippet. Vi bygger den slik at en endring etter bokføring blir en kreditering og en ny postering, og at hver overføring får en logg du kan vise frem.

Bokføringsloven § 13 krever at regnskapsmateriale oppbevares i fem år, eller tre år og seks måneder, etter regnskapsårets slutt, avhengig av type. Hva som er hva i din virksomhet, avgjør regnskapsføreren. Det praktiske rådet vårt er enkelt: ikke slett gamle ordrer eller loggen i butikken før regnskapsføreren har sagt at det er greit, og ikke la en opprydding i WooCommerce fjerne det som regnskapet henviser til.

WooCommerce deaktiverer en webhook automatisk etter mer enn fem påfølgende leveringsfeil, og alt som ikke er 2xx, 301 eller 302 teller som feil. Er regnskapssystemet nede en helg, eller svarer det tregt, kan koblingen stå avslått til noen oppdager at ordrene ikke er bokført.

Vi bruker i stedet en jobbkø i WordPress (Action Scheduler, som har logg og en adminvisning) med nye forsøk, og en liste over ordrer som ikke er bokført. Den som eier butikken kan se det på ett sted.

Fiken oppgir at API-tilgang koster 99 kr i måneden (se Fiken og WooCommerce for hva API-et tillater), og at personlige API-nøkler ikke utløper og kan trekkes tilbake fra kontoen. Fiken skriver også at personlige nøkler i tredjepartsapper bryter vilkårene, og at tredjeparter må bruke OAuth2. Det betyr at en kobling bygget for én virksomhet og en tjeneste som kobler mange virksomheter, er to ulike ting.

Fiken tillater i tillegg bare én samtidig forespørsel. En stor salgsdag, som Black Friday, må derfor stå i kø og sendes i rekkefølge, ellers får du feilmeldingen 429 og risikerer utestengelse.

For Tripletex kan du lage en JWT-token direkte i Tripletex når koblingen bare gjelder én virksomhet, uten å søke om tilgang. Skal en leverandør koble mange kunder, må den søke om en consumer token, og Tripletex oppgir to til tre uker på svar. PowerOffice bruker OAuth 2.0 med en applikasjonsnøkkel og en klientnøkkel.

Poenget er at en kobling for din butikk alene ikke trenger en mellommann som sitter på nøklene dine. Du lager nøkkelen selv, og du kan trekke den tilbake.

9. november 2026 skrev Tripletex til sine integrasjonspartnere at flere av dem hadde opplevd at uvedkommende fikk tilgang til partnerens produksjonsdatabase. Tripletex skriver at alt en partner lagrer, inkludert kundedata, API-tokens og passord, kan bli eksponert i en slik hendelse. NSM hevet 27. oktober 2026 det nasjonale cyberrisikonivået til høyt, og anbefaler at virksomheter styrer risikoen i leverandørkjedene sine.

Det betyr ikke at ferdige plugins er farlige. Det betyr at du bør vite hvem som lagrer nøkkelen til regnskapet ditt, og velge løsninger som lagrer så lite som mulig. Vi bygger koblingen slik at den kjører i butikken din og snakker direkte med regnskapssystemet.

Betalingsselskapene betaler ut i samlinger, med gebyrer trukket fra. Stripe har en rapport som matcher hver utbetaling med betalingene, refusjonene, tvistene og gebyrene den dekker. Vipps MobilePay har et Report API som gir oppgjørsdata og transaksjonsrapporter for regnskap. Dataene finnes, men noen må koble dem til regnskapet, ellers må noen avstemme for hånd hver måned.

Hvilken løsning som passer, avhenger av betalingsmetodene dine. Vi kartlegger det i den gratis sjekken, og tar med Vipps-oppsettet hvis det trengs.