Fiken og WooCommerce: ordre og betalinger rett inn i regnskapet, uten at noen taster dem

Fiken oppgir at bruk av API-et på ekte data normalt koster 99 kr i måneden for virksomheten, og at tilgangen bestilles under Innstillinger i Fiken-kontoen. Prisen kommer til Fiken, ikke til oss.

Fiken har to måter å logge inn på. Tredjeparter som kobler mange kunder, må bruke OAuth2. Fikens kunder som kobler sin egen løsning, kan bruke en personlig API-nøkkel, som lages i Fiken og kan trekkes tilbake derfra. Nøkkelen utløper aldri, og Fiken skriver at personlige nøkler i tredjepartsapper bryter vilkårene. Derfor lager du nøkkelen selv for din egen virksomhet, og vi bygger aldri en tjeneste som samler nøkler fra flere kunder.

API-et har tre salgstyper: kontantsalg, faktura og ekstern faktura. Fiken beskriver «Annet salg» som riktig valg når fakturadokumentet og fakturanummeret er laget utenfor Fiken. Ellers er det fakturaendepunktene som gjelder, og da lager Fiken selv dokumentet.

For en nettbutikk betyr det et reelt valg: skal ordrebekreftelsen fra WooCommerce være salgsdokumentet, eller skal Fiken lage fakturaen? Det avgjør regnskapsføreren din, og vi bygger koblingen etter svaret. Som utgangspunkt er den ferdige pluginen laget for å lage bilag i Fiken når ordren er fullført.

Hver linje på et salg har en MVA-type, for eksempel høy, middels eller lav sats, fritatt eller utenfor, og kan ha en egen inntektskonto. Skatteetaten oppgir 25 prosent som alminnelig sats, 15 prosent på næringsmidler og 12 prosent på blant annet persontransport og overnatting.

Selve salget kan i tillegg bære betalingskonto, betalingsdato og betalingsgebyr. Det er plassen for gebyret fra Vipps, Stripe eller Klarna. Avstemming mot selve utbetalingen er et eget steg, og det tar vi med i den gratis sjekken.

Bokføringsloven sier at dokumentasjon ikke skal endres etter at den er utstedt, og at rettelser etter fristene skal skje med reversering. Fiken følger samme tankegang: å slette et salg setter bare et slettet-flagg og lager en reverserende transaksjon, og en beskrivelse er påkrevd.

Refusjoner til kunden går som hel eller delvis kreditnota. Koblingen vår lar derfor aldri en endret ordre overskrive det som ligger i Fiken. Den lager en kreditnota eller en reversering, og logger hva som ble sendt.

Fiken tillater bare én samtidig forespørsel, og kan gjøre svarene tregere hvis du sender mer enn fire i sekundet. Sendes flere samtidig, kan du få feilen 429 og i verste fall utestengelse. En salgsdag med mange ordrer må derfor stå i kø og sendes etter tur.

Fikens API kan også hente salg som er endret etter et gitt tidspunkt. Vi bruker det til å sjekke at det som ligger i Fiken stemmer med det som ligger i butikken.

WooCommerce deaktiverer en webhook etter mer enn fem påfølgende leveringsfeil, og alt annet enn 2xx, 301 og 302 teller som feil. Er Fiken nede en helg, kan koblingen stå avslått til noen oppdager at ordrene ikke er bokført.

Vi bruker i stedet en jobbkø i WordPress (Action Scheduler, som har logg og adminvisning) med nye forsøk og en liste over ordrer som ikke ble bokført.

Gjentatte forsøk uten kontroll lager doble bilag, noe som er verre enn et manglende. Hver ordre får derfor en fast identitet i overføringen, og før noe sendes på nytt, sjekker vi om Fiken allerede har salget. Pluginen fra Peki bruker samme prinsipp med en overførings-ID ved nye forsøk.

Betalingsselskapene betaler ut i samlinger med gebyrer trukket fra. Stripe har en rapport som matcher hver utbetaling mot betalinger, refusjoner, tvister og gebyrer, og Vipps MobilePay har et Report API for oppgjørsdata. PowerOffice nevner at betalinger kan samles i ett bankbilag per dag. Hva som passer hos deg, avhenger av betalingsmetodene, og det kartlegger vi først.

Pluginen fra Peki sender ordredata via leverandørens egen eksporttjeneste, og det står i pluginbeskrivelsen. Det er ikke feil, men du bør vite det. Vi bygger koblingen slik at den kjører i butikken din og snakker direkte med Fiken, med en nøkkel du har laget og kan trekke tilbake.